Tietosuojaselosteet

TIETOSUOJASELOSTE S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr

EU tietosuoja-asetus (2016/679 artikla 6.1 a ja c)

1. Rekisterinpitäjä S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr Pyhityntie 45, 76100 Pieksämäki Toimitusjohtaja Mia Sarpolahti, 040 635 3532, mia.sarpolahti@bovallius.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Johdon sihteeri Tiina Viita-aho Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki 044 711 4400, tiina.karjalainen@bovallius.fi

3. Rekisterin nimi S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr:n hallintotietorekisteri.

4. Henkilörekisterin tarkoitus S. ja A. Bovalliuksen säätiön hallituksen ja toimitusjohtajan sekä konsernin tytäryhtiöiden hallitusten ja toimitusjohtajien tietojen ilmoittaminen Patentti- ja rekisterihallituksen säätiö- ja yritysrekisteriin ja kokous- ja matkakulujen maksatus. Hallituksen jäsenten toimikausien seuraaminen.

5. Rekisterin tietosisältö Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, pankkiyhteystiedot, organisaatio jossa rekisteröity toimii, asema organisaatiossa, työ- ja kotiosoite sekä työ- ja henkilökohtainen puhelinnumero.

6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja henkilöstöhallinnon henkilörekisteristä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Patentti- ja rekisterihallituksen säätiö- ja yritysrekisteriin yritys- ja yhteisötietolain säädösten mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet Ei ole manuaalista aineistoa. Tietojärjestelmä ja sen varmuuskopio sijaitsevat yrityksen lukituissa toimitiloissa, joissa on hälytysjärjestelmät. Järjestelmät on suojattu ulkopuolisilta ja palvelimet ovat palomuurin takana. Rekisteriin on pääsy vain hallinnon henkilökunnalla.

10. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolain 26 §). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti omakätisesti allekirjoitettuna. Pyyntö osoitetaan arkistosta vastaavalle henkilölle (kohta 2). Rekisteröidyllä on oikeus tutustumisen lisäksi saada itseään koskevista tiedoista kopiot.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 §). Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jonka jälkeen rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisterinpitäjä voi pyynnöstä luovuttaa julkisia nimi- ja osoitetietoja ulkopuolisille henkilömatrikkelien ja sukututkimusten tekoa varten. Rekisteröity voi kuitenkin kieltää tietojensa tällaisen luovuttamisen Suoramainontaan sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen asiakastietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn suostumuksella.

TIETOSUOJASELOSTE S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr EU tietosuoja-asetus (2016/679 artikla 6.1 a ja c)

1. Rekisterinpitäjä S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki Toimitusjohtaja Mia Sarpolahti, 040 635 3532, mia.sarpolahti@bovallius.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Johdon sihteeri Tiina Viita-aho Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki 044 711 4400, tiina.karjalainen@bovallius.fi

3. Rekisterin nimi S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr:n lähipiirirekisteri.

4. Henkilörekisterin tarkoitus Lähipiirirekisterin tarkoitus perustuu säätiölakiin (487/2015). Rekisterissä on luetteloitu säätiössä määräysvaltaa käyttävät henkilöt ja yhteistöt, joita lähipiiritoimiin liittyvät velvoitteet koskevat. Rekisteriä ylläpitämällä säätiö seuraa lähipiiritoimia tilikauden aikana.

5. Rekisterin tietosisältö Rekisteröidyn nimi, syntymäaika tai Y-tunnus, lähipiirisuhteen luonne sekä liiketoimet euromääräisinä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan säätiön lähipiiriin kuuluvalta henkilöltä sekä omalta että perheenjäseniensä osalta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tilinpäätöksen liitetietoihin.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet Ei ole manuaalista aineistoa. Tietojärjestelmä ja sen varmuuskopio sijaitsevat yrityksen lukituissa toimitiloissa, joissa on hälytysjärjestelmät. Järjestelmät on suojattu ulkopuolisilta ja palvelimet ovat palomuurin takana. Rekisteriin on pääsy vain toimitusjohtajalla ja johdon sihteerillä.

10. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot (henkilötietolain 26 §). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti omakätisesti allekirjoitettuna. Pyyntö osoitetaan arkistosta vastaavalle henkilölle (kohta 2). Rekisteröidyllä on oikeus tutustumisen lisäksi saada itseään koskevista tiedoista kopiot.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 §). Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jonka jälkeen rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisterinpitäjä voi pyynnöstä luovuttaa julkisia nimi- ja osoitetietoja ulkopuolisille henkilömatrikkelien ja sukututkimusten tekoa varten. Rekisteröity voi kuitenkin kieltää tietojensa tällaisen luovuttamisen Suoramainontaan sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen asiakastietoja ei anneta.

TIETOSUOJASELOSTE (päivitetty 30.7.2026)

S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr EU tietosuoja-asetus (2016/679 artikla 6.1 a ja c)

1. Rekisterinpitäjä S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr Toimitusjohtaja Mia Sarpolahti Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki 040 635 3532, mia.sarpolahti@bovallius.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Johdon sihteeri Tiina Viita-aho Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki 044 711 4400, tiina.viita-aho@bovallius.fi

3. Rekisterin nimi S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr:n rekisteri apurahan hakijoista ja apurahajärjestelmästä.

4. Henkilörekisterin tarkoitus Kerättäviä henkilötietoja käytetään apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen täytäntöönpanoon, valvontaan ja yhteydenpitoon sekä sähköisen palvelun toiminnan seurannan mahdollistamiseen ja kehittämiseen. Rekisteriä ei käytetä muihin tarkoituksiin.

5. Rekisterin tietosisältö Rekisteriin tallennetaan apurahahakemuksessa hakijan antamat tiedot sekä myönnettujen apurahojen maksatukseen ja tutkimukseen tai hankkeen edistymiseen ja selvityksiin liittyvät tiedot, kuten hakijan nimi, työryhmän jäsenet, henkilötunnus tai Y-tunnus, yhteystiedot, pankkiyhteystiedot, apurahaa saavan hankkeen nimi ja hankesuunnitelma, haettu ja myönnetty euromäärä, apurahan haku-, myöntö- ja maksupäivät, avustuksen pyydetyt ja toteutuneet raportointipäivät. Rekisterissä on tiedot myös muista hankkeeseen saaduista apurahoista tai vireillä olevista apurahahakemuksista. Hakija voi myös nimetä suosittelijoita, joiden järjestelmään tallennettavat tiedot hakija antaa. Rekisteriin tallentuu tieto hakijan toiminnasta apurahaportaalissa ja käyttöön liittyviä teknisiä tietojen, kuten lokitietoja ja järjestelmän sisäiset viestit.

6. Rekisterin tekoälytyökalut Järjestelmässä käytetään Microsoft Azuren tekoälypalveluita EU-alueella seuraaviin tarkoituksiin: pääkäyttäjien ohjeavustus, kielikäännökset, arvioijien arviointitekstien yhteenveto ja hakijaviestien vastausehdotusten tuottaminen. Hakijaviestit pseudonymisoidaan ennen käsittelyä. GDPR 22 artiklan mukaista automaattista päätöksentekoa ei tehdä. Käsittelijä: Microsoft Ireland. AI-arviointikoostetta säilytetään enintään yhtä kauan kuin alkuperäisiä arviointeja; tekniset lokit enintään 12 kk; istuntosisällöt eivät tallennu pysyvästi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan rekisteröidyltä apurahahakemuksen yhteydessä. Lisäksi rekisteriin kertyy hakemusten arviointiin liittyvää tietoa. Lähettämällä hakemuksen apurahajärjestelmässä hakija antaa suostumuksen henkilötietojensa käsittelyyn osana apurahapäätösprosessia.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Myönnetyt apurahat julkaistaan Bovallius-säätiön kotisivuilla ja vuosikertomuksessa. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos tähän on laissa säädetty edellytys tai viranomaismääräyksen velvoite. Maksatuksesta vastaa Ammattiopisto Spesia Oy:n taloushallinnon henkilöstö Bovallius-säätiön lukuun palvelusopimuksen mukaisesti. Myönnetystä apurahasta voidaan ilmoittaa myös toiselle apurahojen myöntäjälle.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa sekä tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuusja suojaamisvelvoitetta. Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa toimitiloissa. Järjestelmän käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja käyttö tapahtuu suojatun SSL-yhteyden kautta. Rekisterin käyttö- ja sisäänkirjautumistietoja kerätään palvelun tietokantoihin, jotka ovat erilaisilla teknisillä keinoilla suojattuja. Pilvipalvelun palvelimet sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Myönnettyjen apurahojen hakemustiedot säilytetään kymmenen (10) vuotta myöntöpäätöksestä. Hakemukset, joiden perusteella ei ole myönnetty apurahaa, säilytetään yksi (1) vuosi hakuajan päättymisestä. Pysyvästi säilytetään myönnetyn apurahahankkeen aihe ja apurahan saajan nimi. Apurahajärjestelmään perustettu käyttäjätunnus poistetaan järjestelmästä, kun tunnus on ollut käyttämättä kolme (3) vuotta eikä hakijalla ole aktiivisia hakemuksia. Keskeneräiset hakemukset poistetaan järjestelmästä yhden (1) vuoden kuluttua hakuajan päättymisestä.

11. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastuspyyntö paperiarkistoon tehdään sähköpostilla (bovallius@bovallius.fi) tai postitse kohdasta 1 ilmenevään osoitteeseen. Apurahajärjestelmään käyttäjätunnuksen tehnyt saa ajantasaiset henkilötietonsa kohdasta Asetukset -> Henkilötiedot. Henkilötietoja koskevat pyynnöt voi lähettää järjestelmän sisäisellä viestillä, sähköpostilla (bovallius@bovallius.fi) tai postitse kohdasta 1 ilmenevään osoitteeseen.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jonka jälkeen rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisterinpitäjä voi pyynnöstä luovuttaa julkisia nimi- ja osoitetietoja ulkopuolisille henkilömatrikkelien ja sukututkimusten tekoa varten. Rekisteröity voi kuitenkin kieltää tietojensa tällaisen luovuttamisen Suoramainontaan sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen henkilötietoja ei anneta.

TIETOSUOJASELOSTE S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr

1. Rekisterinpitäjä S. ja A. Bovalliuksen säätiö sr Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki Toimitusjohtaja Mia Sarpolahti, 040 635 3532, mia.sarpolahti@bovallius.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Johdon sihteeri Tiina Viita-aho Hallipussi 1, 76100 Pieksämäki 044 711 4400, tiina.viita-aho@spesia.fi

3. Rekisterin nimi Tonttien vuokrasopimukset

4. Henkilörekisterin tarkoitus ja oikeusperuste Rekisterin tarkoitus on S. ja A. Bovalliuksen säätiön omistamien, vuokralle annettujen kiinteistöjen vuokrasopimusten ja vuokralaisten seuranta ja vuokralaskutus. Henkilötietoja kerätään vuokrasopimuksen täytäntöön panemiseksi (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 b).

5. Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika Rekisteröidyn nimi, osoite, henkilö- tai y-tunnus ja vuokralla olevan kiinteistön vuokra-aika, sopimuksen aloitus- tai siirtopäivä, kiinteistötunnus ja kiinteistön osoite. Rekisteröidyn tiedot poistetaan sopimuksen voimassaolon päätyttyä tai vuokraoikeuden siirryttyä toiselle.

6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään, vuokrasopimuksesta ja Maanmittauslaitoksen kiinteistötietokannasta tai Pieksämäen käräjäoikeuden todistuksesta vuokraoikeuden siirtoon, kiinteistön kauppakirjasta ja Pieksämäen kaupungilta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietoja luovutetaan vain viranomaiselle pyynnöstä.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet Sähköiseen rekisteriin on pääsy vain hallinnon henkilökunnalla. Tietojärjestelmä ja sen varmuuskopio sijaitsevat yrityksen lukituissa toimitiloissa, joissa on hälytysjärjestelmät. Järjestelmät on suojattu ulkopuolisilta ja palvelimet ovat palomuurin takana. Paperirekisteri sijaitsee taloustoimiston paloturvallisessa kassakaapissa. 

10. Tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti omakätisesti allekirjoitettuna. Pyyntö osoitetaan arkistosta vastaavalle henkilölle (kohta 2). Rekisteröidyllä on oikeus tutustumisen lisäksi saada itseään koskevista tiedoista kopiot.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, jonka jälkeen rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Rekisterinpitäjä voi pyynnöstä luovuttaa julkisia nimi- ja osoitetietoja ulkopuolisille henkilömatrikkelien ja sukututkimusten tekoa varten. Rekisteröity voi kuitenkin kieltää tietojensa tällaisen luovuttamisen Suoramainontaan sekä markkina- ja mielipidetutkimukseen asiakastietoja ei luovuteta.